Perangkat Lunak ERP Membuka Jalan Menuju Kemenangan

Joe Gibbs Racing (JGR) adalah salah satu tim balap mobil profesional yang paling sukses di negara ini. Dimiliki dan dioperasikan oleh mantan pelatih Washington Redskins, Joe Gibbs, tim pertama kali bergabung dengan NASCAR pada tahun 1991. Saat ini, JGR membanggakan 13 tim yang berbeda dan empat mobil di seri Sprint Cup NASCAR, serta tiga mobil dalam seri Xfinity. Sementara penggemar NASCAR duduk di bangku penonton untuk menikmati balapan, JGR memiliki seluruh tim insinyur, ahli strategi, dan manajer yang memungkinkan kemenangan di lapangan. Menjaga semua detail dalam antrean bukanlah tugas kecil, dan komponen kunci adalah sistem ERP yang diterapkan pada tahun 2005.

JGR membangun segalanya di rumah untuk menjaga desainnya tetap eksklusif dan terus memenangkan balapan. Sementara mempertahankan tingkat keahlian ini praktis pada tahun 1991, ketika tim hanya memiliki satu insinyur, satu mobil dan 15 karyawan total, permintaan telah melonjak dalam beberapa tahun terakhir. Saat ini, tim memiliki 560 karyawan yang bertempat tinggal di toko balap seluas 400.000 kaki persegi. Banyak perencanaan dan organisasi diperlukan untuk mengelola pertumbuhan ini dan untuk menjaga proses berjalan lancar setiap hari.

Toko ini memiliki 30 mesin CNC yang beroperasi dua shift sehari. “Ini adalah tindakan tanpa henti di sini, 24/7, hanya membangun bagian dan bagian ini,” kata Mark Bringle, sponsor teknis dan direktur pemasaran di JGR. Untuk memandu toko melalui inventarisasi dan penjadwalan sebagai tenaga teknik meningkat, tim menerapkan perangkat lunak manajemen toko Exact JobBoss.

JobBoss dirancang sebagai sistem manajemen bisnis lengkap untuk toko-toko pekerjaan pesanan dan produsen khusus dari semua jenis dan ukuran. Dari kantor depan ke operasi lantai toko, solusi terintegrasi termasuk memperkirakan, pengolahan pekerjaan, penjadwalan, manajemen material, manajemen persediaan, pelacakan waktu, dan akuntansi biaya. Ini juga termasuk solusi tambahan seperti kualitas, manajemen hubungan pelanggan dan pertukaran data elektronik (EDI). Produsen khusus berukuran kecil hingga menengah telah melihat hasil yang bagus dengan berbasis pekerjaan ini sistem, dan JGR tidak berbeda.

Menciptakan Efisiensi Operasional

Dengan memanfaatkan kemampuan JobBoss, JGR mampu memfasilitasi pertumbuhannya yang cepat dan terus memproduksi dan membalap mobil dengan tingkat keunggulan yang semakin tinggi. Hari ini, JGR menggunakan manajemen inventaris perangkat lunak dan fitur penjadwalan untuk memprediksi, secara real-time, ketika suku cadang dan persediaan hampir habis berdasarkan produksi dan permintaan.

"Dengan 30 mesin yang menjalankan dua shift setiap hari, sulit untuk melihat aktivitas kami secara keseluruhan untuk seluruh ruangan itu, apa kapasitas kami, dan apakah kami memiliki ketersediaan dan persediaan untuk pekerjaan darurat," kata Mr. Bringle. JobBoss menyediakan visual yang diperlukan tentang bagaimana penjadwalan bekerja dengan aktivitas di lantai toko. Setelah JGR mulai menggunakan perangkat lunak, ia dapat lebih mudah mengakomodasi pekerjaan darurat, berhenti dari bagian-bagiannya, dan dapat menghasilkan pesanan secara otomatis berdasarkan jadwal produksi.

Penghematan Biaya Memenuhi Inovasi

Sistem JobBoss telah membantu JGR meningkatkan inovasinya di bidang manufaktur sambil tetap memotong biaya. Perangkat lunak ini memungkinkan tim untuk melacak berapa biaya pembuatan bagian tertentu dan kemudian membandingkan harga tersebut dengan alternatif di masa depan. Personel JGR juga dapat memindahkan jadwal sesuai kebutuhan untuk memberi ruang bagi ide-ide baru.

“Dengan begitu banyak insinyur, Anda selalu menemukan sesuatu yang baru, sesuatu yang berbeda,” kata Mr. Bringle. Sementara tim digunakan untuk melacak produksi pada spreadsheet dan folder acak secara manual untuk mengelola jadwal dan inventaris, sekarang dapat berinovasi lebih cepat, menghemat uang dengan memproduksi suku cadang dengan cepat.

Karena balap adalah olahraga waktu dan tenggat waktu khusus, grup CNC memiliki persyaratan lead time yang singkat. Alat-alat dalam perangkat lunak memungkinkan tim untuk menentukan dengan cepat berapa lama bagian baru harus dibuat untuk memproduksi dan kemudian menentukan bagaimana memenuhi tanggal pengiriman yang ketat. Sistem kerangka kerja menyediakan pemahaman cepat tentang waktu siklus untuk bagian baru, tetapi serupa.

Dari Lantai Toko ke Garis Finish

JGR merasa bahwa perangkat lunak JobBoss telah memainkan peran integral dalam membantu tim terus memenangkan perlombaan. Grup ini memiliki tahun yang luar biasa pada tahun 2015, memenangkan 16 dari 39 akhir pekan balapan, termasuk kejuaraan. Sejauh ini di tahun 2016, telah memenangkan 11 dari 29 balapan dan keempat tim balap berada dalam “pengejaran” (sistem playoff olahraga). Tim mengaitkan keberhasilannya dengan efisiensi yang dapat diraihnya dalam usaha besar berpartisipasi dalam perlombaan. Tidak banyak orang yang menyadari betapa besar upaya untuk memproduksi suku cadang untuk mobil, mengangkut kendaraan ke trek dan berpartisipasi, dan berhasil bersaing dalam perlombaan. Sistem ERP terletak pada inti dari upaya tim, memungkinkan operasi sehari-hari terjadi dengan cepat dan tanpa gangguan.

“Ini adalah usaha besar, dan bagi kami untuk dapat melakukan banyak perlombaan dan memenangkan kejuaraan adalah bukti JobBoss dan betapa mudahnya melakukan semuanya di rumah,” kata Mr. Bringle. “Kami menantikan kesuksesan yang berkelanjutan, membangun mobil yang lebih cepat dan kemitraan yang lebih dalam dengan Exact. Solusi pemantauan aktivitas bisnis yang kami laksanakan saat ini menyediakan peringatan dan laporan khusus yang memastikan orang yang tepat melakukan hal yang benar pada waktu yang tepat. Di trek balap dan di lantai toko, selalu ada ruang untuk perbaikan. Kami merasa kami memiliki mitra yang tepat untuk menjadikan JGR sebagai pemenang. ”

Pengelola Acara Sinkronisasi Pengetahuan

Selama bertahun-tahun kemitraan mereka, JGR dan JobBOSS telah berubah dan berevolusi. Baru-baru ini, JGR menerapkan KnowledgeSync Event Manager sebagai modul tambahan yang bertindak sebagai asisten tak terlihat. Fitur ini adalah solusi pemantauan aktivitas bisnis yang terintegrasi dengan perangkat lunak ERP untuk memberikan visibilitas waktu nyata ke dalam aktivitas, informasi, dan tonggak utama.

Data ditambahkan ke sistem secara terus-menerus karena operasi sedang (atau tidak) berlangsung. Sistem kemudian dapat secara proaktif melaporkan data ini secara otomatis, melalui email, teks atau cara lain, kepada pengguna yang ditunjuk pada interval tertentu tanpa perlu pengguna untuk mengejar data. Misalnya, seseorang di departemen kualitas dapat menerima email pemberitahuan bahwa mesin tertentu hanya membuang tiga bagian. Setiap departemen dalam suatu organisasi dapat memanfaatkan pelacakan data. Notifikasi dapat dikirim secara eksternal juga, seperti kepada pelanggan untuk pengiriman produk atau pembayaran lewat jatuh tempo. Tidak ada batasan jumlah acara yang dapat diprogram atau jumlah orang yang diberitahu.

“KnowledgeSync menghilangkan banyak beban dalam menangani tugas sehari-hari,” kata Lisa O'Flaherty, insinyur solusi senior dengan JobBoss. “Memiliki informasi yang disampaikan kepada orang-orang secara otomatis tanpa ada yang harus melacaknya menyediakan penghematan waktu yang sangat besar.” Beberapa perusahaan menggunakan perangkat lunak untuk mencari tren, seperti jumlah pesanan yang datang dari pelanggan tertentu. Mereka sering menemukan informasi yang tidak selalu mereka harapkan.

O`Flaherty mengatakan orang-orang terkadang memiliki persepsi bahwa penerapan sistem seperti itu membutuhkan waktu terlalu lama untuk disiapkan. Untuk mengatasi masalah ini, JobBoss menyediakan 20 acara standar kaleng untuk apa yang perusahaan telah temukan sebagai aplikasi yang paling umum. Kejadian ini dapat dimodifikasi dengan mudah sesuai kebutuhan untuk memenuhi persyaratan pengguna, tetapi berikan jumpstart cepat untuk penerapan. “Setelah sebuah toko mulai menggunakan ini, mereka menjadi lebih nyaman dengan pengaturannya sendiri,” katanya.

Mengingatkan Tim Balap

Dalam waktu dua minggu setelah menerapkan KnowledgeSync, George Skelton, manajer materi JGR, dapat menerapkan lebih dari 15 peringatan penting bisnis untuk seluruh tim untuk melacak data secara akurat, memastikan PO diterima, dan mengirim pengingat materi secara real time. Tim dapat menggunakan manajer acara untuk secara proaktif memberi tahu personil tentang pembaruan bisnis penting dan tetap berada di depan masalah yang mungkin timbul.

JGR memiliki antara 300 hingga 500 transaksi over-the-counter setiap hari dan memotong sekitar 1.000 PO per bulan. Volume seperti ini membutuhkan pelacakan banyak detail kecil, dan ini umum untuk poin data yang hilang dalam kebisingan. Dengan peringatan KnowledgeSync, karyawan JGR dapat dengan mudah menilai daftar tugas mereka dan menyaring item-item penting yang membutuhkan perhatian. Dalam suatu industri di mana waktu merupakan esensi, kemampuan untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi sangat penting.

Industri balap didorong oleh data, dan manajer acara memungkinkan Pak Skelton untuk menelusuri data dalam perangkat lunak dan sinyal ketika peristiwa-peristiwa tertentu yang penting bagi operasi telah dan belum terjadi. Dalam satu contoh, ia membuat acara penerimaan hari sebelumnya untuk memungkinkan departemen akuntansi memverifikasi bahwa ia menerima semua dokumen yang diperlukan untuk dicocokkan dari departemen penerima. Akuntansi selalu memiliki daftar periksa yang berguna untuk menyesuaikan dengan slip pengemasan yang diterima setiap pagi dan menentukan apakah ada dokumen yang hilang.

Ketika Mr. Skelton pertama kali menempatkan manajer acara untuk bekerja, dia mulai menyadari ROI hanya dalam beberapa jam. Daftar aktivitas hariannya yang aktif saat ini yang diemail ke pengguna seperti kelompok akuntansi dan pembelian adalah 11, plus satu acara dijalankan pada akhir setiap minggu. Setiap acara memberikan jawaban atas pertanyaan penting yang digunakan personel JGR untuk membuat keputusan yang efektif dalam mengelola bisnis.

Mr. Skelton dan timnya telah mampu meningkatkan produktivitas secara signifikan. Dia percaya bahwa penghematan waktu dari penggunaan manajer acara adalah sekitar 20 hingga 30 jam per minggu. “Peningkatan visibilitas memungkinkan kami untuk memiliki lebih banyak dan lebih baik informasi yang tersedia di muka, daripada perlu putus asa mengejarnya nanti,” katanya. "Ini memungkinkan kami untuk membuat keputusan yang lebih baik dalam proses pemecahan masalah kami."

Balap adalah industri yang berjalan pada tenggat waktu yang ketat tanpa ruang untuk kesalahan. Jika PO dari vendor hilang, itu dapat mendorong kembali produksi, memaksa JGR untuk pergi ke rencana B, yang mengarah ke pengiriman yang terburu-buru dan komunikasi yang melemah. Kekhawatiran ini bisa menjadi bencana ketika membangun mobil balap produksi. Apa yang perlu dilakukan pada minggu tertentu mendorong apa yang terjadi di trek balapan akhir pekan berikutnya. Dengan peringatan otomatis dari KnowledgeSync, Mr. Skelton dapat menangkap masalah apa pun sebelum lepas kendali atau menyebabkan penundaan produksi. Sistem ini dapat mengubah bisnis apa pun dari reaktif menjadi proaktif menjadi prediktif.

Mengapa ERP?

Bukan hal yang tidak biasa bagi toko untuk mengelola pesanan pekerjaan mereka dan bahkan banyak fungsi kantor depan mereka menggunakan metode yang rumit seperti spreadsheet dan pencatatan tulisan tangan. Pemrosesan manual seperti ini membutuhkan waktu yang signifikan untuk melacak biaya pekerjaan, entri pesanan dan perhitungan keuangan berorientasi detail lainnya. Suatu sistem ERP dapat mengurangi banyak waktu yang dikhususkan untuk melacak dan mengelola pekerjaan dan menjaga pegangan pada persyaratan akuntansi untuk personil, persediaan dan manajemen hubungan pelanggan.

Paket perangkat lunak seperti JobBoss menawarkan solusi lengkap untuk analisis data yang menghilangkan kebutuhan untuk banyak sistem yang tidak perlu berkomunikasi satu sama lain. Produk-produk ini dirancang untuk menangani daftar panjang manajemen data, termasuk mengutip, memperkirakan, entri pesanan, penjualan, penggajian, pembelian, dan personel, dari karyawan lantai toko hingga pengiriman ke pemilik.

Sementara banyak paket ERP lebih berbasis item, JobBoss dirancang untuk menjadi berbasis pekerjaan, memungkinkan penyesuaian lebih mudah dari pekerjaan yang masuk, apakah mereka benar-benar baru atau beberapa modifikasi dari perintah kerja yang ada. Toko yang melakukan pekerjaan prototipe sering mendapat manfaat dari pendekatan ini karena mereka dapat lebih mudah membuat perubahan dengan cepat untuk semua jenis pekerjaan. Perangkat lunak ini juga merupakan solusi yang terbukti untuk campuran pengulangan dan membuat 


Artikel By x admin

Share Article

ADVERTORIAL